Jak uniknąć zbędnych kosztów i problemów z usługami IT?

Ludzie z natury są wygodni i leniwi. Jeśli prowadzisz mały biznes to mam dla Ciebie złą wiadomość – dla dobra swojego interesu, czasem będziesz musiał wysilić się trochę bardziej oraz poświęcić odrobinę czasu by zadbać o cyfrowe bezpieczeństwo swojej firmy.

No chyba, że nie musisz przejmować się zbędnymi kosztami, dziwnymi unijnymi wymysłami typu RODO i poufnością niektórych informacji o Twojej firmie – jeśli tak masz, to przestań czytać ten artykuł i napisz do mnie jak to robisz, chętnie się dowiem 😎

Zadbaj o bycie abonentem swoich domen internetowych

Mimo że dużo się o tym mówi, wciąż spotykam osoby, które podchodzą dość swobodnie do tego kto jest abonentem domen związanych z ich firmą. Często zdarza się, że to wykonawca strony kupuje domenę i rejestruje ją na siebie.

Na jakie problemy można się narazić nie będąc właścicielem swoich domen?

Przede wszystkim prawdopodobnie przepłacasz za swoje domeny, bo jak wiadomo – nie ma nic za darmo. Dodatkowo każda zmiana konfiguracji domen wymaga udziału osoby, która domenę kupiła, co w niektórych sytuacjach może spowalniać procesy a nawet generować dodatkowe koszta.

No i najważniejsze – może być Ci ciężko odzyskać taką domenę, a w skrajnym wypadku może się okazać, że usłyszysz zaporową cenę za jej “odzyskanie”.

Jeśli nie chcesz przepłacać – kup hosting samodzielnie

Dosyć często można spotkać oferty gdzie wraz ze stroną internetową otrzymujemy hosting. Ogólnie brzmi to bardzo atrakcyjnie, bo nie każdy musi być specjalistą od doboru serwera pod swoją stronę, a przy okazji ktoś inny pilnuje by wszystko było opłacone na czas i zamiast kilku faktur mamy jedną fakturę zbiorczą za co księgowa całuje nas po rączkach, bo nie tonie w zbędnych papierach pod koniec miesiąca.

Trzeba mieć świadomość tego, że hosting pod typową stronę-wizytówkę lub stronę firmową to z reguły koszt kilkudziesięciu złotych rocznie, a jak jest to strona statyczna to lekko kombinując (i mając podstawową wiedzę techniczną) można nawet opublikować ją w sieci za darmo. Jeśli płacisz więcej, a Twoja strona nie charakteryzuje się jakimiś szczególnymi wymaganiami dotyczącymi dostępności, zajmowanego miejsca, dużego ruchu… to najprawdopodobniej niepotrzebnie przepłacasz i warto byłoby się temu bliżej przyjrzeć.

Nie trzymaj poczty na serwerze wykonawcy strony internetowej

Wraz z hostingiem, klientom często oferowana jest usługa poczty. Na papierze wygląda to bardzo atrakcyjnie. W praktyce jednak trzeba pamiętać o jednej dość istotnej kwestii – wykonawca strony, prawdopodobnie będzie miał poprzez panel administracyjny dostęp do zawartości Twojej poczty. Teoretycznie nie można zakładać u wszystkich złej woli i bycia wścibskim, ale ja osobiście nie czułbym się komfortowo gdyby ktoś poza mną miał nawet potencjalny dostęp do mojej firmowej poczty. I mówimy tu o sytuacji gdy ktoś kto wystawia nam faktury do zapłacenia ma możliwość wglądu w informacje mówiące o stanie naszej firmy.

Jeśli jesteś totalnym paranoikiem, to warto rozważyć wykorzystanie komercyjnych usług typu Google Suite czy Office 365 – wtedy dostępu do zawartości Twojej poczty nie będą mieli nawet administratorzy serwera gdzie znajduje się strona.

Gdy zawieje wiatr zmian

Dodatkową zaletą posiadania kontroli nad domeną, hostingiem i pocztą jest to, że kiedyś nadejdzie taki moment, kiedy to trzeba będzie zmienić osobę zarządzającą / tworzącą stronę internetową.

Ponieważ często mam okazję być “nowym wykonawcą”, to jestem w stanie stwierdzić, że w wielu relacjach biznesowych jest jak w małżeństwie – początkowy ogień z różnych powodów po latach wygasa, a czasem nawet kończy się bezkompromisowym rozwodem.

W sytuacji gdy wykonawca trzyma w garści domeny, serwery i pocztę Twojej firmy… cóż – powiedzmy, że ma wtedy dużo lepszą pozycję do negocjacji nowych warunków.

Rozważ uproszczony plan disaster recovery

Disaster recovery to plan działania na wypadek gdyby coś poszło bardzo nie tak – np. zbłąkany meteor trafia idealnie w biurowiec gdzie masz siedzibę, w efekcie czego tracisz wszystkie komputery i dane na nich zapisane. Brzmi jak scenariusz o bardzo niskim prawdopodobieństwie?

Muszę się z tym zgodzić, choć pamiętaj, że meteoryty i asteroidy czasem w Ziemię jednak trafiają (por. skala Torino).

A co powiesz na sytuację gdy człowiek, który jako jedyny ma dostęp do Twojego hostingu, domen i poczty ma wypadek samochodowy i (żeby nie być aż tak brutalnym) zapada w śpiączkę (choć w tym wypadku to chyba akurat dla Ciebie gorzej) a jego najbliżsi nie mają bladego pojęcia co to jest hosting albo domena a tak w ogóle to “daj mi Pan spokój, bliska nam osoba leży od miesiąca w szpitalu, my nie wiemy co dalej, mamy gdzieś, że jakaś stronka internetowa Panu nie działa”.

Brzmi bardziej życiowo? Właśnie dlatego, choć nikomu nie życzę takich sytuacji, to należy pamiętać, że wypadki chodzą po ludziach i warto być mniej zależnym od takich sytuacji.

Choćby ich prawdopodobieństwo wydawało się skrajnie małe.

Ok, przekonałeś mnie, od teraz biorę wszystko na siebie

Super! To jeszcze dwie proste porady, aby nie żałować wzięcia na siebie dodatkowych obowiązków.

Dodaj sobie w kalendarzu przypomnienia o wygasających usługach

Każdy ma prawo zapomnieć, że coś co jest opłacane raz na rok ma jakiś konkretny termin ważności. Ba, jestem w stanie zrozumieć, że nie każdy ma porządek na swojej poczcie i może przeoczyć 4 przypomnienia o wygasającej usłudze. Ale każdy też codziennie trzyma w ręku smartfona w którym na pewno jest aplikacja kalendarza (lub jeszcze lepiej przypomnień) w której można podczas zakupu dodać sobie przypomnienie o opłaceniu usługi hostingu czy domeny.

Unikniesz dzięki temu zdziwienia, że domena nie działa, a strona zniknęła z sieci. Pamiętaj też, że dzięki uprzejmości RODO nikt nie będzie trzymał Twoich danych w nieskończoność, więc jak opóźnisz się z płatnością zbyt długo (bo zaplanujesz sobie miesięczny urlop z dala od elektroniki) to dane mogą być nie do odzyskania i będzie to wyłącznie Twoja wina.

Dbaj o swoje hasła

Nie będę mówił ile razy słyszałem “Rany boskie – kto takie długie hasło zapamięta?!”, ale słyszałem tego typu zdanie zdecydowanie zbyt wiele razy. A traktowania autoryzacji dwuskładnikowej jako dziwnej fanaberii dla geeków nawet nie będę komentować.

Zapamiętaj – dobre hasła to podstawowa gwarancja bezpieczeństwa Twoich danych, danych Twoich kontrahentów i informacji o Twojej firmie o których nie chcesz by dowiedziała się konkurencja.

Jeżeli dajesz komuś dostęp do Twoich usług by pomógł w konfiguracji to albo utwórz tymczasowe konto, a jeśli nie ma takiej opcji – po wszystkim zmień hasła. To podstawa higieny z zakresu bezpieczeństwa.

Panie, ja nie mam głowy do takich rzeczy

Cóż, tutaj mam kolejną złą wiadomość – decydując się na prowadzenie biznesu, bierzesz na swoje barki pewne zobowiązania, które sprawiają, że musisz być po trosze prawnikiem, księgowym, HR-em, sprzedawcą i marketingowcem. Zbyt często zapomina się o dodaniu do tej listy bycia informatykiem. I tak – mam tu na myśli informatyka w potocznym znaczeniu tj. tego pana od wymiany tonera w drukarce, co jak zobaczy dziwny komunikat na komputerze to jakoś wykombinuje co z nim zrobić.

No chyba, że biznes idzie Ci dobrze na tyle, że możesz powołać dział IT – wtedy na wszelki wypadek do tego działu podeślij ten artykuł.