Twoje e‑maile lądują w SPAM-ie? Sprawdź, czy można coś z tym zrobić!

SPAM to wszelkie wiadomości, które są niechciane. Z założenia, takie wiadomości nie docierają do odbiorcy. Mogą zostać zablokowane na kilku etapach, pomiędzy wysyłką a dostarczeniem. System poczty elektronicznej nie działa jednak idealnie. Część wartościowej poczty ląduje w SPAM-ie, podczas gdy niechciane oferty docierają na skrzynkę odbiorczą. Czy można coś z tym zrobić?

SPAM, wszędzie ten SPAM

Tak, to prawda – jesteśmy otoczeni nie tylko nachalnym przekazem reklamowym, lecz również niechcianymi wiadomościami. Jednak co oznacza SPAM? Dla każdego będzie to zupełnie coś innego. Wiadomość, która zainteresuje jedną osobę, ktoś inny określi jako bezużyteczną. W ogólnym rozrachunku, to użytkownik decyduje, co dla niego jest SPAM-em, a co nie. 

Kiedy wiadomość e‑mail może zostać określona jako SPAM?

Wydaje Ci się, że od wysyłki do dostarczenia wiadomości e‑mail do odbiorcy mija jedynie chwilka? Może i cały proces zachodzi w mgnieniu oka, jednak jest kilka etapów, na których, zanim wirtualny list trafi do adresata, może zostać oznaczony jako SPAM. 

Wiadomość może zostać oznaczona jako SPAM:

• jeszcze na serwerze nadawcy,
• przez serwerownię, na której znajduje się serwer nadawcy,
• na serwerze odbiorcy.

Wiesz, co jest w tym wszystkim najciekawsze? Ty jako nadawca wiadomości masz znikomy wpływ na to, czy e‑mail zostanie oznaczony jako SPAM, czy też bezpiecznie dotrze do odbiorcy.

Dlaczego jedne wiadomości są oznaczane jako SPAM, a inne nie?

Za kategoryzację e‑maili na te wartościowe i niechciane odpowiadają różnorodne filtry oraz specjalistyczne oprogramowanie. Poniżej znajdziesz kilka przykładów:

• BlackListy,
• AbuselIPDB,
• IP Reputation,
• Weryfikacja SPF, DKIM, DMARC,
• Greylisting,
• Analiza składni e‑maila,
• Analiza treści e‑maila,
• Spamtrapy.

Chcesz dowiedzieć się, co to są za projekty? Zerknij do tego wpisu. 

Co to jest dostarczalność poczty i czy można ją zwiększyć?

Dostarczalność poczty pozwala określić, ile spośród wszystkich e‑maili, które wysłałeś, zostało doręczonych, a ile trafiło do SPAM-u. Wartość ta wyrażana jest w procentach. Jeśli jesteś nadawcą wiadomości, to zapewne zależy Ci na tym, aby wskaźnik był jak najwyższy. 

Są mechanizmy, które mogą korzystnie wpłynąć na wzrost współczynnika dostarczalności, jednak nie zagwarantują sukcesu. Warto, abyś je poznał, zwłaszcza jeśli od dostarczenia jak największej liczby wiadomości do odbiorców, zależy Twój sukces zawodowy. 

Aspekty techniczne

Mogą okazać się pomocne w uwierzytelnieniu wysyłanej wiadomości, oczywiście pod warunkiem, że wszystko poprawnie skonfigurujesz. 

Rekordy SPF, DKIM oraz DMARC

Wykorzystując rekordy tekstowe, jesteś w stanie uwierzytelnić wysyłaną wiadomość. Są one gwarancją m.in. tego, że wiadomość e‑mail została wysłana faktycznie przez Ciebie, a nie przez zewnętrznego użytkownika, który wykorzystuje Twoją skrzynkę pocztową do rozsyłania SPAM-u. 

Wśród zabezpieczeń można wyróżnić:

• SPF (Sender Policy Framework),
• DKIM (DomainKeys Identified Mail),
• DMARC (Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance).

Więcej na temat rekordów dowiesz się z tekstu Co to jest SPF, DKIM i DMARC?

IP i reputacja serwera

Jeśli reputacja serwera, z którego wysyłasz wiadomości e‑mail, jest niska, to z dużą dozą prawdopodbieństwa można założyć, że zostaną one potraktowane jako SPAM. Jak zweryfikować reputację serwera? Możesz skorzystać z jednego z poniższych narzędzi: 

• https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
• https://www.abuseipdb.com/
• https://talosintelligence.com/reputation_center/

Dzięki nim dowiesz się, czy domena, z której korzystasz nie znajduje się na backlistach.

Zaangażowanie użytkownika

Coraz częściej nie tylko aspekty techniczne mają wpływ na to, czy konkretna wiadomość zostanie uznana za wartościową, czy też będzie zaklasyfikowana jako spam. Nowoczesne systemy antyspamowe wykorzystują do selekcji e‑maili filtry behawioralne. Wyciągają wnioski dotyczące tego, które e‑maile warto dostarczyć, na podstawie zachowania odbiorcy. 

Każde, nawet najdrobniejsze zaangażowanie użytkownika zadziała na Twoją korzyść. Nawet taka drobna reakcja, jak otwarcie wiadomości, będzie znakiem, że użytkownik jest nią zainteresowany. Na podobnej zasadzie zadziała przeniesienie wiadomości do innego folderu i każda inna akcja wykonana przez odbiorcę.

Jeśli chcesz zwiększyć dostarczalność wysyłanych wiadomości, to:

• unikaj załączników, obrazków i linków do zewnętrznych serwisów – niektóre filtry antyspamowe właśnie na ich podstawie obniża wiarogodność wiadomości,
• pamiętaj o tym, aby pierwsze zdanie e‑maila (preheader) zachęcało czytelnika do zapoznania się z treścią wiadomości,
• pogrupuj odbiorców na tych, którzy otwierają wiadomości od Ciebie i tych, którzy je pomijają,
• usuwaj z listy subskrybentów osoby, które nie chcą otrzymywać od Ciebie newslettera, w przeciwnym razie, mogą oni oznaczyć przychodzące e‑maile jako SPAM.

I na koniec jeszcze jedna uwaga. Jeśli z Twojego adresu pocztowego wychodzą zarówno e‑maile transakcyjne, jak i marketingowe, to do ich wysyłki używaj oddzielnego oprogramowania. Dlaczego jest to dobre rozwiązanie? Jeśli nawet newsletter z promocją nie zostanie otwarty przez zbyt dużą liczbę użytkowników, to sytuacja ta nie przełoży się na obniżenie współczynnika e‑maili transakcyjnych. 

Jak sprawdzić, czy wysyłany e‑mail może zostać zaklasyfikowany jako SPAM?

Jest na to sposób – sprawdź oprogramowanie, które sprawdzi, czy duże jest prawdopodobieństwo tego, że wysyłane wiadomości trafią do SPAM-u. Programy takie jak np. mail-tester.com zweryfikują nie tylko treść e‑maila, lecz również kwestie techniczne (poprawność ustawienia rekordów SPF, DKIM, DMARC, serwery poczty wychodzącej).

Poznałeś kilka sposobów na to, aby zwiększyć prawdopodobieństwo dostarczenia wysłanych przez Ciebie wiadomości do odbiorców. Jednak pamiętaj, że ostateczna decyzja dotyczące tego, czy e‑mail zostanie oznaczony jako SPAM, należy do adresata.