Google Workspace – najlepsza poczta firmowa, jaką możesz założyć

Google Workspace to prawdopodobnie najlepsza poczta firmowa, na jakiej możesz pracować. Świetne filtry antyspamowe, pełna kontrola nad danymi firmy, możliwość wyboru kraju, w którym będą przechowywane Twoje dane, kalendarz, Google Meets… A to jedynie ułamek zalet G Suite. Sprawdź, dlaczego powinieneś rozważyć przesiadkę na Google Workspace.

Czym Google Workspace różni się od darmowego Gmaila?

Zacznijmy od najważniejszego – Google Workspace nie jest wyłącznie klientem pocztowym, a rozbudowanym pakietem usług chmurowych dostosowanych do potrzeb małych i dużych firm. Jakiś czas temu G Workspace znane było pod nazwą Google Apps for Work, Google Suite, jednak Google postanowiło skrócić tę nazwę.

Więc czym Google Workspace różni się od Gmaila? No, wieloma rzeczami. Przede wszystkim – jak już wspomniano – Google Workspace to pakiet usług, a nie wyłącznie klient pocztowy. Google Workspace zawiera w sobie wszystkie funkcjonalności Gmaila, dodatkowo oferując masę funkcji, rozszerzeń i przydatnych narzędzi do:

• zarządzania firmą,
• komunikacji z klientami,
• organizacji pracy (w tym pracy zdalnej).

Google Workspace umożliwia tworzenie adresów pocztowych we własnej firmowej domenie (np. bodan@nazwafirmy.com), korzystanie ze sporej przestrzeni dyskowej na firmowe dane, a nawet pozwala stworzyć własną stronę internetową bez wpisywania nawet jednej linijki kodu.

No i najważniejsza różnica – dostęp do Google Workspace jest płatny. Najtańszy pakiet Business Starter kosztuje 20,70 zł miesięcznie za użytkownika, a Business Plus to koszt rzędu 69 zł miesięcznie za użytkownika.

Poczta bez spamu

Bezsprzecznie Gmail ma najlepsze filtry antyspamowe wśród wszystkich dostępnych na rynku klientów pocztowych. Korzystając z Google Workspace, możesz odetchnąć od zalewu niechcianych reklam, spamu i innego syfu, który będzie skutecznie blokowany przez filtry antyspamowe Gmaila. A brak spamu, to brak konieczności metodycznego usuwania tych wiadomości i więcej radości w życiu.

Dlaczego filtry antyspamowe Google są tak skuteczne? Dlatego, że Gmail działa globalnie i przechodzi przez niego mnóstwo poczty. Jeśli inni użytkownicy Gmaila oznacza wiadomości jako spam, to wiadomości te będą automatycznie oflagowane jako spam również, gdy trafią na Twoją skrzynkę odbiorczą. Poza tym skanery antywirusowe Google skanują każdego maila i każdy załącznik, informując użytkowników o potencjalnych zagrożeniach.

Gwarantowane SLA na poziomie 99,9%

Tylko taki gigant jak Google może zapewniać gwarancję dostępności usług na poziomie 99,9%. Przenosząc się do Google Workspace, zyskujesz niemal 100% pewność, że wszystkie narzędzia, usługi i rozwiązania będą dla non stop dostępne, bez ani chwili przestoju lub awarii. Jesteś w stanie wskazać innego dostawcę rozwiązań chmurowych, który zapewnia tak duże SLA?

Bezpieczeństwo

Wiele rzeczy można zarzucić Google, ale na pewno nie to, że ma kiepskie zabezpieczenia. Twoje firmowe dane i konta mailowe będą całkowicie bezpieczne w usłudze Google Workspace. Zadba o to między innymi podwójne bezpieczeństwo danych oparte na weryfikacji dwuetapowej, backup danych do 25 dni od ich usunięcia (a nawet przez czas nieokreślony w wyższym pakiecie dzięki narzędziu Google Vault) czy możliwość blokowania dostępu do skrzynki pracownikom, którzy odeszli z firmy.

W ten sposób zapewniasz sobie pełną ochronę przed phishingiem, nieautoryzowanym dostępem do danych i kradzieżą informacji wrażliwych.

Dużo przestrzeni na dane

Darmowy Gmail zapewnia 15 GB przestrzeni. Jest to całkiem sporo dla indywidualnego użytkownika, jednak dla firmy 15 GB może być zaledwie kroplą w morzu potrzeb. Google Workspace podwaja tę wartość już w najtańszym pakiecie, a w wersji Business Plus zapewnia aż 5 TB miejsca w chmurze każdemu użytkownikowi z osobna. Dzięki temu możesz bez obawy nagrywać wideokonferencje i udostępniać pliki bez konieczności korzystania z zewnętrznych hostingów.

Wszystkie firmowe dane możesz trzymać w jednym miejscu, co dodatkowo zminimalizuje ryzyko ich wyprowadzenia z firmowych struktur.

Minimalne koszty utrzymania

Pakiet Business Starter, który zapewnia 30 GB miejsca w chmurze dla każdego użytkownika i masę narzędzi biurowych, kosztuje 20,70 zł miesięcznie za użytkownika. Decydując się na Google Workspace, ograniczasz koszty utrzymania infrastruktury i innych płatnych narzędzi do pracy zdalnej, współdzielenia plików czy pakietów narzędzi biurowych do stałej, niskiej opłaty abonamentowej.

Jednocześnie na start nie musisz inwestować kapitału, a wraz ze skalowaniem firmy możesz łatwo przejść na wyższy pakiet Google Workspace i dopasowywać środowisko do własnych potrzeb.

Zgodnie z RODO

Google Workspace umożliwia wybór kraju, w którym będą przechowywane dane gromadzone przez Twoją organizację. Znacząco upraszcza to RODO i ułatwia przetwarzanie danych osobowych zgodnie z obowiązującą literą prawa.

Usługa Google Vault umożliwia także archiwizowanie czatów z Hangouts, wideokonferencji oraz wszelkich danych użytkowników przez czas zależny od wykupionego pakietu. dzięki temu możliwe jest dodatkowe zabezpieczenie organizacji w przypadku postępowań sądowych.

Stwórz aplikację w Google App Maker

Jeżeli brakuje Ci usług dostosowanych do potrzeb Twojej firmy, Google udostępnia rozbudowany i jednocześnie intuicyjny kreator aplikacji biznesowych. Dzięki niemu w kilka chwil stworzysz na podstawie gotowych szablonów programy umożliwiające Ci poszerzenie funkcjonalności Google Workspace o dowolne narzędzia niezbędne w Twojej organizacji.

Mnóstwo narzędzi do pracy zdalnej! W ramach Google Workspace zyskujesz dostęp do takich usług jak:

• Gmail
• Meet
• Chat
• Calendar
• Drive
• Docs
• Sheets
• Slides
• Forms
• Sites
• Currents
• Keep
• Apps Script
• Cloud Search
• Admin
• Endpoint
• Vault
• Work Insights

Tak potężne środowisko narzędzi pozwoli Ci na wygodną i efektywną współpracę w czasie rzeczywistym w dokumentach, arkuszach kalkulacyjnych, a także prezentacjach. Jednocześnie dostęp do narzędzi jest możliwy z każdego urządzenia, które jest połączone z siecią. Jednocześnie edytowanie jednego dokumentu przez kilka osób nie stwarza ryzyka utraty danych, ponieważ wszelkie zmiany zapisywane są automatycznie, a Google udostępnia także możliwość przywrócenia dokumentów do poprzedniej wersji.

Współpraca w czasie rzeczywistym stwarza świetne warunki do efektywnego realizowania projektów, działań operacyjnych oraz ogólnej pracy grupowej nad istotnymi zadaniami w obrębie prowadzonego przez Ciebie biznesu.

Nie sposób nie wspomnieć również o dostępnie do narzędzia Google Meets, które umożliwia wygodne tworzenie wideokonferencji i udostępnianie ekranu wraz z zapisywaniem ich w kalendarzu i wysyłaniem zaproszeń wprost na skrzynkę e‑mail. Współdzieląc środowisko Google Workspace ze współpracownikami, wideokonferencja może być stworzona w kilka chwil.

Warto też wspomnieć o samym kalendarzu i narzędziu Google Keep. Dzięki nim w kilka chwil zaplanujesz spotkania oraz inne kluczowe działania. Współdzielony kalendarz i narzędzie do przechowywania notatek to idealny sposób na sprawne uporządkowanie pracy w obrębie zespołów.

Podsumowując: Google Workspace – wiele za niewiele

Kompleksowe środowisko biznesowe, które sprawdzi się zarówno w małej, jak i dużej firmie za cenę pizzy za użytkownika w skali miesiąca? Brzmi naprawdę nieźle. Dodaj do tego fakt, że Google Workspace jest obecnie jednym z najlepiej zabezpieczonych i przyjaznych użytkownikowi pakietem usług dla firm. Jak dla mnie, jest to obecnie najlepsze rozwiązanie ułatwiające zdalną pracę, które sprawdzi się w każdej organizacji.

I jak, przekonałem Cię, że Google Workspace jest warte Twojej uwagi? Sprawdź pakiety Google Workspace i zapomnij o spamie.

Przeczytaj także:

• Czy darmowy hosting ma sens?
• Jaką domenę wybrać?
• Kto jest właścicielem domeny?